Nomina a responsabile del trattamento (art. 28 GDPR)

Bozza da far rivedere al legale. Testo di partenza preparato per Notturno: verificalo e adattalo prima di pubblicarlo. Togli questo riquadro quando è pronto.

Il Cliente (il locale che attiva Notturno), titolare del trattamento dei dati dei propri ospiti, nomina PrismAgency, con sede in Via Arcivescovo Romilli, 20141 Milano (MI), P.IVA 03918970785 («Responsabile»), responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»), per i trattamenti necessari a fornire il servizio.

1. Oggetto e durata

Il Responsabile tratta i dati per tutta la durata del contratto di servizio e solo per fornirlo: liste, inviti e accessi con QR, prenotazioni e tavoli, clienti e campagne, pagamenti online, pubblicazione sul social.

2. Categorie di dati e interessati

Interessati: ospiti, clienti, PR e staff del Cliente. Dati: nome, cognome, contatti (telefono, email), data di nascita se raccolta, preferenze e storico delle visite, ingressi registrati alla porta, prenotazioni, importi e stato dei pagamenti (non i dati delle carte, trattati dal fornitore dei pagamenti), consensi raccolti. Non sono previste categorie particolari di dati.

3. Obblighi del Responsabile

Trattare i dati solo su istruzione documentata del Cliente, che sono queste e quelle date tramite le impostazioni del pannello.
Garantire che le persone autorizzate siano tenute alla riservatezza.
Adottare misure di sicurezza adeguate (art. 32 GDPR): cifratura delle connessioni, separazione dei dati di ogni locale anche a livello di database, credenziali personali con verifica in due passaggi, registro delle attività, backup giornalieri cifrati, QR firmati che non contengono dati personali.
Assistere il Cliente nel rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità) e negli adempimenti degli artt. 32-36 GDPR.
Comunicare al Cliente senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore dalla scoperta, ogni violazione dei dati personali.
Alla fine del contratto, rendere disponibili i dati per l'esportazione per 30 giorni e poi cancellarli, salvo obblighi di legge.
Mettere a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi e consentire verifiche con ragionevole preavviso.

4. Sub-responsabili

Il Cliente autorizza il Responsabile a servirsi dei seguenti sub-responsabili, vincolati agli stessi obblighi: fornitore del server e dei backup (Contabo GmbH, server nell'Unione europea); fornitore dei pagamenti online (Stripe); servizio di invio email; servizio di messaggi WhatsApp/SMS (Twilio), solo se attivato dal Cliente. Il Responsabile comunica in anticipo l'aggiunta o la sostituzione di sub-responsabili; il Cliente può opporsi per motivi legittimi.

5. Trasferimenti fuori dall'UE

I dati sono conservati nell'Unione europea. Eventuali trasferimenti da parte dei sub-responsabili avvengono con le garanzie degli artt. 44-49 GDPR (per esempio clausole contrattuali tipo).

6. Obblighi del Cliente

Il Cliente fornisce agli ospiti la propria informativa, raccoglie i consensi necessari (per esempio per i messaggi promozionali) e indica nel pannello i dati del titolare da mostrare nelle pagine pubbliche.

Contatti del Responsabile per la privacy: gdpr@notturnoweb.it.